Операционное планирование движения денежных средств или как построить систему контроля расходования денежных средств. Заявки на расходование денежных средств Заявка расходование средств 1с упп

Платежный календарь в 1С:ERP Управление предприятием 2 отображает информацию о:

• доступном остатке денежных средств на наличных и безналичных счетах компании;
• планируемых поступлениях и расходованиях денежных средств.

Доступ к Платежному календарю осуществляется через раздел «Казначейство» в группе «Планирование и контроль денежных средств». Платежный календарь формируется на произвольный период, указанный в днях.

В верхней части обработки «Платежный календарь» доступен выбор следующих опций:

• период формирования;
• организации;
• валюта;
• отбор по конкретным счетам организации.

Форма платежного календаря в 1С:ERP Управление предприятием 2 приведена на рис. 1.

Рисунок 1 - Платежный календарь в 1С:ERP Управление предприятием 2

Документами-основаниями для заполнения Платежного календаря являются:

• «Заказ клиента»;
• «Заказ поставщику»;
• «Распоряжение на перемещение денежных средств»;
• «Заявка на расходование ДС».

Настройки Платежного календаря в «1С:ERP Управление предприятием 2»

Настроить Платежный календарь можно через кнопку «Еще» в правом верхнем углу.

Рисунок 2 – Настройки Платежного календаря

В Платежном календаре отображаются заявки, которые имеют статус «Согласована» или «Не согласована», если такой вариант указан в настройках (рис. 2). Заявки со статусами «К оплате» и «Отклонена» в Платежном календаре не видны.

Виды Платежного календаря

Платежный календарь может быть сформирован в 3 видах (рис. 3).

Рисунок 3 - Выбор вида Платежного календаря

Заявки - Календарь (рис.4)

В левой части формы выводится информация о заявках на расходование денежных средств.

В правой части формы отражается информация о:

Рисунок 4 - Платежный календарь вида «Заявки – Календарь»

Календарь – Платежи (рис. 5)

В верхней части формы Платежного календаря выводятся данные о:

• остатках денежных средств на счетах организации;
• ожидаемых поступлениях денежных средств;
• планируемых расходах денежных средств.

В нижней части формы Платежного календаря отображается информация о документах, которые являются основанием для заполнения верхней части Платежного календаря.

Рисунок 5 - Платежный календарь вида «Календарь – Платежи»

Список заявок (рис. 6)

В списке заявок выводятся заявки, которые имеют статус «Согласована» или «Не согласована», если такая возможность указана в настройках (рис. 2).

Рисунок 6 - Платежный календарь вида «Список заявок»

Раздел «Календарь»

В графе «Просрочено» видна задолженность нашей организации по:

• расчетам с поставщиками и покупателями;
• выплате заработной платы, налогов и сборов;
• выдаче кредитов и займов;
• уплате процентов;
• полученным кредитам и займам.

Внимание!!! При вводе начальных остатков по кассе и расчетным счетам они также будут отражены в Платежном календаре в графе «Просрочено».

В столбцах на соответствующую дату выводятся данные о планируемых расчетах с поставщиками, покупателями, сотрудниками, контролирующими органами и прочими контрагентами. Дата и сумма платежа определяется по данным документов-оснований.

Денежные средства в пути выводятся в платежном календаре в виде 2 сумм:

• со знаком «-» для счета, с которого денежные средства будут отправлены;
• со знаком «+» для счета, на который денежные средства должны поступить (рис. 7).

Операция отражается на основании документа «Распоряжение на перемещение денежных средств» с видом операции «Инкассация ДС в банк» по состоянию на планируемую дату отправки денежных средств (дата платежа) (рис. 9). Распоряжение должно иметь статус «Согласовано» либо «К оплате».

Рисунок 7 - Отображение в ПК операции инкассации ДС после проведения документа «Распоряжение на перемещение денежных средств» с видом операции «Инкассация ДС в банк»

При формировании документа «Расходный кассовый ордер» с видом операции «Инкассация в банк» денежные средства в пути видно в платежном календаре в графе поступления на расчетную дату поступления (рис.8).

Рисунок 8 - Отображение в ПК операции инкассации ДС после проведения документа «Расходный кассовый ордер» с видом операции «Инкассация в банк»

Дата планируемого поступления определяется суммированием даты планируемой отправки ДС (рис. 9) и срока инкассации (рис. 10).

Рисунок 9 – Указание даты планируемого платежа в документе «Распоряжение на перемещение денежных средств»

Рисунок 10 - Установка срока инкассации в справочнике «Касса организации»

При составлении Платежного календаря автоматически проверяется его выполнимость – т.е. достаточность запасов денежных средств для оплаты в местах их хранения.

Планируемые суммы поступлений и платежей выводятся в виде ежедневной сводной. Для получения более детальной информации служит раздел «Платежи».

Раздел «Платежи»

Этот раздел содержит информацию о документах, которые являются основанием для планирования платежей и поступлений.

В информации о платежах указана планируемая дата платежа, но не указана пометка «просроченный».

Блок платежей позволяет:

Раздел «Заявки»

В «1С: ERP Управление предприятием 2» редакция 2.2.3.190 предусмотрена возможность включения или отключения оформления «Заявок на расходование ДС».

Эта настройка доступна в разделе «НСИ и администрирование», группе «Настройка НСИ и разделов» пункт «Казначейство» (рис. 11).

Рисунок 11 - Настройки использования в программе 1С: ERP Управление предприятием 2 «Заявок на расходование денежных средств»

В справочнике «Касса предприятия» можно установить галочки, которые регулируют вопросы оформления заявок на оплату именно для выбранной кассы предприятия (рис. 12):

• разрешать выдачу денежных средств без «заявок на оплату»;
• разрешить прием и передачу денежных средств в другие кассы без «распоряжений на перемещение».

Рисунок 12 - Настройка использования «Заявок на расходование денежных средств» и «Распоряжений на перемещение ДС» в справочнике «Касса организации»

Аналогичные галочки можно установить и в справочнике «Банковский счет организации» (рис. 13).

Рисунок 13 - Настройка использования «Заявок на расходование ДС» в справочнике «Банковского счета организации»

Внимание!!! Данные настройки не влияют на порядок формирования Платежного календаря.

В «1С: ERP Управление предприятием 2» документ «Заявка на расходование ДС» предназначен для отображения планируемый расходов денежных средств следующих видов:

• выдача денежных средств подотчетному лицу;
• перечисление денежных средств поставщику;
• возврат денежных средств клиенту;
• оплата по кредиту;
• таможенный платеж;
• оплата в другую организацию;
• прочие расходы денежных средств и др.

Использование заявок на расходование ДС позволяет выполнить следующие задачи:

• отразить потребность в денежных средствах подразделений предприятия;
• спланировать расход денежных средств;
• предотвратить несогласованные выплаты денег;
• проконтролировать объем допустимых к расходу денежных средств.

Заявки отображаются в Платежном календаре в зависимости от статуса и заполнения поля «Объект расчетов» (табл.1, табл. 2)

Таблица 1. Варианты влияния заявок на формирование Платежного календаря, если в настройках не указано «Отображать в календаре несогласованные заявки на расходование денежных средств»

Таблица 2. Варианты влияния заявок на формирование Платежного календаря, если в настройках указано «Отображать в календаре несогласованные заявки на расходование денежных средств»

Для анализа информации из вышеприведенных таблиц рассмотрим пример.

Организация ООО «Конфетпром» планирует оплатить 22.05.17 поставщику ООО «Невский берег» 74 998,44 за товары (рис. 20). В программе были введены документы «Заказ поставщику» и «Заявка на расходование ДС». На рис. 15-20 приведено изменение Платежного календаря в зависимости от заполнения полей «Заявки на расходование ДС».

Рисунок 20 - Отображение в Платежном календаре документа «Заказ поставщику», без проведения документа «Заявка на расходование ДС».

Неотъемлемое условие эффективного существования предприятия в современной конкурентной среде - создание эффективного механизма управления денежными потоками, обеспечивающего формирование оперативной и достоверной информации, регулирование взаиморасчетов, повышение платежной дисциплины и, в конечном итоге, ускорение оборачиваемости денежных средств.

Конфигурация содержит средства автоматизированного управления денежными средствами предприятия, которые выполняет две основные функции:

• оперативный учет фактического движения денежных средств предприятия на расчетных счетах и кассах;
• оперативное планирование поступлений и расходов денежных средств предприятия.

Общее планирование расхода и поступления денежных средств предприятия выполняется в рамках бюджетирования. Составляемый финансовый план - бюджет - выступает в роли совокупности ориентиров и ограничителей для подсистемы управления денежными средствами.

Но в рамках функционала управления денежных средств ведется оперативный финансовый план - платежный календарь. Платежный календарь имеет смысл составлять на несколько дней вперед.

Платежный календарь представляет собой совокупность заявок на расходование денежных средств и планируемых денежных поступлений. Платежный календарь составляется с детализацией до мест хранения денежных средств - банковских счетов и касс предприятия. При составлении платежного календаря автоматически проверяется его выполнимость - достаточность запасов денежных средств в местах их хранения.

Разделение функции финансового планирования по двум подсистемам конфигурации - подсистеме бюджетирования и подсистеме управления денежными средствами - соответствует разделению функций управления финансами между различными подразделениями и сотрудниками предприятия. Если бюджет составляется финансовыми службами, то заявки на расходование денежных средств формируются сотрудниками и подразделениями, непосредственно взаимодействующие с контрагентами предприятия.

В конфигурации формируются денежные документы (платежные поручения, приходные и расходные кассовые ордера и др.), обеспечивается взаимодействие со специализированными банковскими программами типа “Клиент банка”, контролируются финансовые потоки, контролируется наличие денежных средств в местах хранения. Предусмотрена возможность денежных расчетов в иностранных валютах.

Общее планирование расхода и поступления денежных средств предприятия выполняется в рамках бюджетирования. Составляемый финансовый план - бюджет - выступает в роли совокупности ориентиров и ограничителей для подсистемы управления денежными средствами.

В подсистеме производится оперативное планирование поступления и расхода денежных средств:

• прогноз поступлений денежных средств, оперативное планирование денежных потоков

• контроль соответствия заявок на расходование денежных средств рабочему плану на период;

• согласование заявок на расходование денежных средств;

• анализ доступности денежных средств;
• анализ отклонений плановых и фактических данных.

Но в рамках функционала управления денежных средств ведется оперативный финансовый план - платежный календарь. Платежный календарь имеет смысл составлять на несколько дней вперед.
Платежный календарь представляет собой совокупность заявок на расходование денежных средств и планируемых денежных поступлений. Платежный календарь составляется с детализацией до мест хранения денежных средств - банковских счетов и касс предприятия. При составлении платежного календаря автоматически проверяется его выполнимость - достаточность запасов денежных средств в местах их хранения. Разделение функции финансового планирования по двум подсистемам конфигурации - и подсистеме управления денежными средствами - соответствует разделению функций управления финансами между различными подразделениями и сотрудниками предприятия. Если бюджет составляется финансовыми службами, то заявки на расходование денежных средств формируются сотрудниками и подразделениями, непосредственно взаимодействующие с контрагентами предприятия. В конфигурации формируются денежные документы (платежные поручения, приходные и расходные кассовые ордера и др.)

Обеспечивается взаимодействие со специализированными банковскими программами типа “Клиент банка”, контролируются финансовые потоки, контролируется наличие денежных средств в местах хранения. Предусмотрена возможность денежных расчетов в иностранных валютах.

Для рационального расхода денежных средств необходим анализ целесообразности затрат на те или иные нужды. Любой сотрудник компании заинтересован в тех или иных затратах, но действительную необходимость, при текущем бюджете, зачастую может определить только вышестоящие по иерархии подчинения.

Сотрудник для удовлетворения своих нужд пишет служебную записку руководителю, руководитель в свою очередь согласовывает ее со своим руководителем и так далее... Руководители согласовывают расходование денежных средств по статям затрат, в которых они компетентны. А так же часто бывает что по одной и той же статье затрат согласовывает разные люди, в зависимости от суммы затрат. Например, руководитель Иванов может согласовывать расходы только в пределах 10 тыс. рублей. Если сумма превышает 10 тыс. то согласовывает уже Петров. Или сотрудник определенного подразделения может оценивать целесообразность затраты для всех подразделений. Ситуаций может быть много.

Подсистема "Электронные заявки" представляет собой набор инструментов позволяющих упростить этап согласования заявок на расходование денежных средств. Гибкие настройки позволяют описать различные ситуации для определения согласователей и порядка согласования.

Подсистема представляет собой:

Отчет по заявкам для анализа предстоящих расходов:

Подсистему удобно встроить в типовые конфигурации, такие как УПП 1.3, КА 1.1, УТ 10.3. При установке подсистемы не затрагиваются типовые объекты конфигурации(за исключением реквизита "Объект" справочника "ХранилищеДополнительнойИнформации" для прикрепления файлов к заявке), что позволяет быстро ставить обновления конфигураций без потери настроек.

Подсистема работает на обычных формах в следующих конфигурациях:

1. В конфигурации "Управление производственным предприятием", начиная с релиза 1.3.2.1 и по 10.3.32.2.
2. В конфигурации "Комплексная автоматизация", начиная с релиза 1.1.1.1 и по 1.1.61.2.
3. В конфигурации "Управление торговлей", начиная с релиза 10.3.3.3 и по 1.3.66.2.

Работает на платформе 8.2 и 8.3.

Для остальных конфигураций может понадобиться доработка, которая займет от 1 до 10 часов. Часовая ставка 1000 р/час.

Код подсистемы полностью открыт, поэтому можно дополнить функционал подсистемы под свои нужды своими силами или обратиться ко мне для доработки.

Если у Вас есть пожелания к доработке функционала подсистемы, прошу писать мне. По возможности подсистема будет доработана и выложена новая версия. Все доработки поставляются бесплатно. Доработки будут в виде конфигурации с подробной инструкцией для установки.

Техподдержка в письменном виде бесплатная. Возможна связь по скайпу и подключение к Вашему компьютеру по тарифу 1000 р/час.

Количество рабочих мест в использовании подсистемы не ограничено.

Причины купить:

1. Подсистема поможет контролировать эффективность расходования денежных средств.

2. Всегда можно отследить кто был инициатором затрат и с кем согласовывали.

3. Позволит хранить сканы документов по платежкам.

Подсистема была разработана, отлажена и внедрена в крупной торговой компании. Использование электронных заявкок позволили уменьшить сроки согласования и увеличить контроль расходования денежных средств.

На разработку данной подсистемы ушло 90 часов и плюс настройки индивидуально под специфику компании.

В поставке идет файл конфигурации для объединения, инструкция по установке и руководство пользователя.

1 месяц бесплатной технической поддрежки.

Гарантия возврата денег

ООО "Инфостарт" гарантирует Вам 100% возврат оплаты, если программа не соответствует заявленному функционалу из описания. Деньги можно вернуть в полном объеме, если вы заявите об этом в течение 14-ти дней со дня поступления денег на наш счет.

Программа настолько проверена в работе, что мы с полной уверенностью можем дать такую гарантию. Мы хотим, чтобы все наши покупатели оставались довольны покупкой.

Для планирования расходов денежных средств и формирования обеспечения этих расходов используется документ "Заявка на расходование денежных средств".

Заявка на расходование денежных средств

Предусмотрено планирование расходов денежных средств в разрезе различных направлений хозяйственной деятельности - оплата поставщику ; выдача денежных средств подотчетнику; перечисление налога; перечисление заработной платы и т.д.

Дата планируемого расхода определяется значением специального реквизита "Дата расхода", именно эта дата будет учитываться для включения данных в отчет "Платежный календарь".

Многие параметры заявки являются необязательными для заполнения. Но если возникает необходимость обеспечения заявки (резервирования и размещения), указание валюты и формы оплаты является необходимым. Резервирование невозможно без привязки к конкретному месту хранения денежных средств.

Заявку можно зарегистрировать вводом, на основании заказа поставщику, счета на оплату поставщика, любых документов покупки. При необходимости формирования графиков оплаты, поставщику следует создать несколько документов -“ заявок с соответствующими суммами частичной оплаты и датами расхода. Суммы и даты пользователь определяет самостоятельно.

Выполнением заявки служит фактическое списание денежных средств с банковского счета (из кассы) организации, при этом обязательно нужно сделать ссылку на исходную заявку. Платежные документы фактического расхода денежных средств можно создать вводом на основании заявки. Во время проведения платежных документов с указаниемзаявки на использование средств, контролируетсясоотношенье суммы документа текущему остатку несовершенных платежей по заданной заявке.

Действует некоторое ограничение по связи документов прогнозного и оперативного слоя. Если в заявке четко определена форма оплаты, то ограничивается список документов, которые могут ссылаться на эту заявку. Например, исполнением заявки с формой оплаты "Наличные" может служить только документ "Расходный кассовый ордер". Документ " Платежное поручение исходящее " может быть создан "вводом на основании" такой заявки, но он не будет заполнен автоматически и в icmнельзя будет указать ссылку на заявку, а, следовательно, с точки зрения анализа планов,заявка останется невыполненной.

Если заявка отклонена или планируемый расход денег утратил актуальность, то заявку следует скрыть документом "Закрытие заявок на расходование средств".

Функции обеспечения планируемых расходов денежных средств выполняются с помощью:

резервирования имеющихся в остатке свободных денежных средств на банковских счетах и в кассе;

размещения заявок в планируемых поступлениях денежных средств (это можно назвать "резервированием ожидаемых поступлений денег").

Механизмы резервирования имеющихся денежных средств и размещения планируемых расходов и ожидаемых поступлений, являются опциональными. То есть, использование их необязательно и в каждом отдельном случае, планирования решается пользователем отдельным резервированием под заявку, производится документом "Заявка на расходование средств" по данным закладки "Размещение". Такой вариант резервирования полностью зависит от решения пользователя.

Информация о зарезервированных денежных средствах хранится в регистрах "Денежные средства в резерве" и "Денежные средства к списанию". При этом следует различать резервирование "под заявку" и "под документ":

Резервирование под документ относится к учетному (оперативному) слою подсистемы и производится неакцептованными платежными документами. Такой вариант резервирования отражается в регистре "Денежные средства к списанию" автоматически и независимо от решения пользователя;

Резервирование под заявку относится к прогнозному слою подсистемы и производится документом "Заявка на расходование средств" по данным закладки "Размещение". Такой вариант резервирования зависит от решения пользователя и отражается в регистре "Денежные средства в резерве".

Важно! Резерв назначается от даты планируемого расхода денег, то есть, до этой даты деньги, в размере суммы резервирования, находятся в свободном остатке. Например, если по заявке от 1-го числа зарезервированы деньги на 10-е число, то даже 9-го числа можно будет израсходовать все деньги, имеющиеся на счетах предприятия. И только 10-го числа *При проведении* неакцептованных документов будет выполняться контроль свободного остатка с учетом имеющегося резерва, что не гарантирует наличие на счете к нужному числу остатка в необходимом размере.

Если на закладке "Размещение" указана ссылка на документ планируемого поступления - это размещение, если банковский счет или касса - резервирование. Процедуру обеспечения заявки можно выполнить как вручную, так и автоматически. Если на закладке "Размещение" установить флаги "Резервирование" и/или "Размещение", то по кнопке "Заполнить и провести" системы выполнит автообеспечение заявки. В зависимости от флагов производится поиск свободных фактических остатков денежных средств и/или свободных ожидаемых поступлений. Результат автозаполнения табличной части можно откорректировать вручную. Данный функционал работает только в оперативном режиме проведения и аналогичен функционалу обеспечения товарных заказов.

Резервирование влияет на расчет "свободного остатка денежных средств" с момента установки резерва и до момента снятия. Снятие резерва "под заявку" производится в момент оформления первичного документа на списание денежных средств. Причем, если документ неакцептован, то резерв переводится из состояния резерва "под заявку" в состояние резерва "под первичный документ".

На уровне ролей пользователей возможен запрет на ввод и печать расходных денежных документов без заявки - основания. Это определяется в настройке дополнительных прав пользователя:

разрешить проведение платежа без заявки,

печать непроведенных документов.

Таким образом, заявка может служить инструментом для оперативного контроля превышения суммы фактического списания денежных средств над установленным при финансовом планировании лимитом.

При проведении операции регистрируется такая информация:

фиксируется сумма планового расхода денег (приход в регистре накопления "Заявки на расходование средств");

если планируемое поступление связано с контрагентом, то увеличивается прогнозируемая задолженность контрагента перед предприятием (приход в остаточном регистре накопления " Расчеты с контрагентами ");

если выполняется резервирование "под заявку", то это фиксируется датой расхода денег установка "резерва" (приход в регистре накопления "Денежные средства в резерве");

если выполняется размещение заявки в "ожидаемых" поступлениях, то этот факт регистрируется датой расхода (приход в регистре накопления "Размещение заявок на расходование средств").

Анализ информации о планируемом расходе денежных средств выполняется с помощью отчета «Заявки на расходование средств». Отчет можно сгруппировать, например, по дате планируемого расхода и по виду операции. В дополнительных полях вывести информацию о контрагенте и валюте взаиморасчетов . В колонке "Расход" отражается выполнения заявки.

Анализ заявок на расходование денежных средств

С помощью этого же отчета, можно получить график платежей контрагенту. Для получения графика в отчете можно установить группировку по контрагентам или отбор по определенному контрагенту. Кроме того, следует установить группировку по параметру "Заявка на расходование средств. Дата расхода". В отчете можно получить данные в валюте управленческого отчета в валюте взаиморасчетов и в валюте платежа. При необходимости информацию о валюте взаиморасчетов можно вывести в дополнительном поле.

Нас находят: форма заявки на расходование денежных средств , планирование расхода денежных средств , как назвать ожидаемый приход средств, частичное закрытие заявок на расходование денежных средств в 1с 8 2, форма заявки на расход денежных средств, форма заявки на денежные средства, форма заявки на внутренние расходы на материалы, смена даты расхода у группы заявок на расходование денежных средств, планирование расходов денежных средств, Планирование по расходу денежных средств